Nebenkosten und Nebenkostenabrechnung –

Sonstige Nebenkosten in der Nebenkostenabrechnung sind Kosten, die nicht durch eine andere Position abgerechnet werden dürfen. Diese Kosten müssen jedoch regelmäßig und im Mietvertrag hinterlegt worden sein

Der wesentliche Unterschied liegt also darin, dass

• Betriebskosten spezifische Kosten für den Betrieb des Mietobjekts sind, während
• Nebenkosten eine umfassendere Kategorie sind, die auch Heiz- und Warmwasserkosten umfasst.

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Sparen Sie durchschnittlich 300 Euro bei Fehlern in der Nebenkostenabrechnung

Im Durchschnitt zahlen Mieter Nebenkosten zwischen 2,20 € bis zu 2,90 € pro m² im Monat.

Wie werden Nebenkosten berechnet?

• Die Nebenkostenabrechnung muss den Vorgaben der Betriebskostenverordnung (BetrKV), dem gewählten Verteilerschlüssel und eventuellen Sondervereinbarungen im Mietvertrag entsprechen.
• Als Vermieter ist es wichtig, alle zwölf Monate eine detaillierte Kostenaufstellung an jeden Mieter zu senden.
• Die Abrechnung muss spätestens zwölf Monate nach dem Abrechnungszeitraum schriftlich vorliegen, und Mieter haben das Recht, die Rechnungen zur Überprüfung einzusehen.
• Fehlerhaft abgerechnete Nebenkosten können innerhalb von zwölf Monaten zurückgefordert werden.

Beim Lesen und Verstehen Ihrer Nebenkostenabrechnung ist es wichtig, die richtigen Schritte zu befolgen, um mögliche Fehler zu identifizieren:

• Reparaturkosten und Ersatzanschaffungen, die eigentlich der Vermieter zu tragen hat.
• Einmalige Kosten für Reparaturen oder Installationen
• Bankgebühren, Zinsen, Telefon und Internet - diese werden separat je nach Anbieter und Tarif bezahlt.
• Kosten für leerstehende Wohnungen im Haus, die Sie mit bezahlen sollen.
• Falsche Angaben von Quadratmetern durch den Vermieter.
• Doppelte Abrechnung von Posten durch den Vermieter.
• Unter der Rubrik „Sonstiges“ werden alle denkbaren Kosten angeführt.
• Die Reinigungsfirma kommt mehr als einmal die Woche.
• Unnötige zusätzliche Mülltonnen, deren Abfuhr Sie übernehmen sollen.
• Ungerechtfertigte Nachzahlungen bei Bruttomietverträgen.

Sind Sie sich darüber im Klaren, dass nicht alle Nebenkosten rechtmäßig auf Mieterinnen und Mieter umgelegt werden dürfen? Wussten Sie, dass etwa jede zweite Nebenkostenabrechnung fehlerhaft ist und Mieter im Durchschnitt jedes Jahr bis zu 300 € zu viel zahlen? Damit Sie den Überblick behalten, haben wir vom Mieterhilfeverein e.V. Ihnen einen Ratgeber mit den wichtigsten Fehlern einer Nebenkostenabrechnung zusammengestellt:  

Nebenkostenabrechnungen prüfen wir für Sie, als Mitglied, kostenlos. Hierzu berät Sie ein Jurist innerhalb eines Beratungsgesprächs und legt gegebenenfalls Widerspruch gegen die verlangte Abrechnung ein und verlangte eine korrekt erstellte Abrechnung.

Nicht umlagefähige Nebenkosten für Mieter:
Instandhaltungskosten: Kosten für die Instandhaltung des Gebäudes können nicht auf Mieter umgelegt werden

• Sanierungskosten: Die Kosten für Sanierungsarbeiten dürfen nicht den Mietern in Rechnung gestellt werde
• Verwaltungsarbeiten: Ausgaben für Verwaltungsaufgaben wie Steuerberater oder Versicherungen sind nicht umlagefähig
• Zinsen und Steuern: Kosten wie Zinsen für Immobilienfinanzierung und Steuern sind nicht auf Mieter übertragbar
• Unregelmäßige Kosten: Unvorhergesehene Ausgaben, die als Instandhaltung gelten, können nicht den Mietern auferlegt werden

Diese Kostenpunkte müssen Vermieter selbst tragen und dürfen nicht als Nebenkosten auf die Mieter umgelegt werden.

Die Grundlage für die Berechnung der Nebenkostenvorauszahlung ist die Betriebskostenabrechnung des Vorjahres. Die monatliche Vorauszahlung ergibt sich aus einer einfachen Rechnung.
Hierfür wird der Jahresverbrauch der Nebenkosten, die auf den Mieter fallen, durch zwölf geteilt.

Beispiel für die Berechnung einer Nebenkostenvorauszahlung:

Gesamt-Jahresanteil an den Nebenkosten im Vorjahr 1.500,00 €
Errechnete monatliche Nebenkostenvorauszahlung 1.500,00 € / 12 Monate = 120,00 € / Monat
Die Nebenkostenabrechnung beruht auf verschiedenen Verteilerschlüsseln, die je nach Art der Kosten angewendet werden:

• Verteilerschlüssel nach Wohnfläche (z.B. für Abwasserkosten)
• Verteilerschlüssel nach Verbrauch (z.B. für Warmwasser)
• Verteilerschlüssel nach Wohneinheit (z.B. für Kabelanschluss)
• Verteilerschlüssel nach Personenzahl (z.B. für Abfallgebühren)

Bei einer Vereinbarung zur Abrechnung nach tatsächlichem Verbrauch besteht ein erhöhtes Risiko von Nachzahlungen oder Rückzahlungen, wodurch eine präzise Abrechnung sowohl für Mieter als auch Vermieter wichtig ist.

Diese Kostenpunkte müssen Vermieter selbst tragen und dürfen nicht als Nebenkosten auf die Mieter umgelegt werden.

Wie Sie sich als Mieter ihre Nebenkosten mit der Steuererklärung zurückholen?

Viele Mieter und Mieterinnen haben Bedenken vor der jährlichen Nebenkostenabrechnung, da sie oft mit unerwarteten Nachzahlungen konfrontiert werden. Die gute Nachricht ist: Es kann sich für Mieter lohnen, bei der Steuererklärung die letzte Nebenkostenabrechnung herauszusuchen, um einen Teil der gezahlten Nebenkosten erstattet zu bekommen

Gemäß Einkommensteuergesetz besteht die Möglichkeit für Mieter, 20% bestimmter Nebenkosten von der Einkommensteuer abzusetzen, sofern es sich um haushaltsnahe Dienstleistungen oder Handwerkerleistungen handelt und die festgelegten Höchstbeträge eingehalten werden.

Haushaltsnahe Dienstleistungen sind:

• Straßenreinigung
• Hausmeisterdienste
• Schornsteinfeger
• Gebäudereinigung
• Fensterputzen
• Gartenarbeiten
• Abfallmanagement
• Winterdienste
• Schädlingsbekämpfung
• Handwerkerleistungen im Haushalt z.B.
  • Wartungsarbeiten an verschiedenen Installationen
  • Reparaturen wie Graffitibeseitigung, Dachrinnenreinigung oder Austausch von Verbrauchszählern
  • Malerarbeiten
  • Renovierungsarbeiten

Bitte beachten: Mieter können jedoch nicht sämtliche Betriebskostenpositionen steuerlich geltend machen. Nur Arbeitskosten ohne Mehrwertsteuer einschließlich bestimmter weiterer Kosten können angegeben werden. Material- und Lieferkosten sowie Verwaltungskosten sind nicht absetzbar.

Ebenso können Mieter Handwerkerleistungen im Rahmen von Renovierungs-, Erhaltungs- oder Modernisierungsmaßnahmen zurückfordern. Dazu gehören Arbeiten an Dach, Fassade, Wänden, Fenstern, Türen und Bodenbelägen.

Die verschiedenen Kostenarten müssen auf den Belegen klar getrennt sein, um Steuervergünstigungen zu erhalten. Mieter sollten ihren Vermieter oder beauftragten Handwerker um eine entsprechende Aufschlüsselung bitten.

Für Mieter, die ihre Nebenkostenabrechnung in der Steuererklärung angeben möchten, ist die richtige Stelle im Hauptvordruck zu finden. Die Angaben können in den Zeilen 75 bis 77 eingetragen werden.

Handwerkerleistungen können unter bestimmten Bedingungen von der Steuer abgesetzt werden. Hier sind die wichtigsten Informationen aus den Suchergebnissen:

Beispiel wie Mieter 300 Euro Steuern sparen können:

Ein Mieter muss mit der Betriebskostenabrechnung folgende Kosten tragen:

400 Euro Personalkosten für Hausmeister
200 Euro Personalkosten für Treppenhausreinigung
300 Euro Kosten der Gartenpflege
600 Euro Kosten für Wartung der Heizung

So sparen Sie als Mieter bei einer Summe von 1.500 Euro glatte 300 Euro (= 20%) Steuern

ÜBRIGENS:
Etwa die Hälfte aller Nebenkostenabrechnungen weist Fehler auf.
Bei der Überprüfung gibt es drei Szenarien:

• Abrechnung war zu hoch – Mieter erhält eine Rückzahlung
  Mieter sollten die Abrechnung überprüfen lassen, um von möglichen Rückzahlungen zu profitieren, wenn die Abrechnung zu hoch war.
• Abrechnung war zu niedrig – Mieter muss nur den ursprünglichen Betrag zahlen.
• Verspätete Abrechnung – die Nachzahlungspflicht für den Mieter entfällt,
  es sei denn, der Vermieter trägt keine Schuld an der Verzögerung.

Was sind die häufigsten Gründe für Widersprüche gegen die Nebenkostenabrechnung

• Fehlerhafte Abrechnungsschlüssel: Heizung und Warmwasser sollten je nach Verbrauch der Mieter zwischen 50 und 70 Prozent abgerechnet werden, während die übrigen Betriebskosten anteilig nach Wohnfläche oder Anzahl der Bewohner umgelegt werden. Bei leerstehenden Wohnungen ist der Vermieter zur Übernahme des Anteils verpflichtet.
• Einmalige Kosten: Nur laufende Kosten dürfen umgelegt werden, nicht jedoch Reparaturen oder einmalige Gebühren. Regelmäßige Wartungskosten sind hingegen abrechnungsfähig, während Malerarbeiten oder die Installation neuer Heizkessel ausgeschlossen sind
• Verwaltungskosten: Kosten wie Telefon-, Bank-, Porto- oder andere Verwaltungsgebühren dürfen nicht auf die Mieter umgelegt werden.
• Hauswartkosten: Der Lohn des Hauswarts kann auf die Mieter umgelegt werden, jedoch müssen eventuelle Reparaturkosten herausgerechnet werden. Die Gartenpflege darf nicht zusätzlich berechnet werden, wenn sie bereits in den Hauswartkosten enthalten ist.

Einspruch gegen die Nebenkostenabrechnung sollten Sie erst nach Prüfung einlegen. Meist reicht beim Einspruch bereits ein kurzer Hinweis auf die falschen Positionen und die Bitte, eine neue, richtige Abrechnung zu erhalten.

Mieter haben gemäß § 556 Abs. 3 BGB insgesamt zwölf Monate Zeit, um Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung einzulegen

• Nach Ablauf dieser Frist kann die Abrechnung nicht mehr beanstandet werden, es sei denn, die Verspätung liegt nicht beim Mieter.
• Ein mündlicher Widerspruch reicht nicht aus; der Widerspruch muss schriftlich und verbindlich beim Vermieter eingereicht werden
• Es ist wichtig, konkrete Gründe für den Widerspruch anzugeben, da pauschale Aussagen ohne schlüssige Begründung nicht ausreichen
• Mieter sollten darauf achten, dass sie bis spätestens zwölf Monate nach dem letzten Tag des Abrechnungszeitraums die Abrechnung ihrer Betriebskosten erhalten
• Wenn Mieter zur Nachzahlung aufgefordert werden, müssen sie diese innerhalb von 30 Tagen leisten. Dennoch können Mieter auch nachträglich innerhalb der zwölf Monate der Widerspruchsfrist Einspruch einlegen und sich Geld zurückholen
• Die Verjährungsfrist für Nebenkostenabrechnungen beträgt in der Regel drei Jahre und beginnt am Ende des Jahres, in dem die Abrechnung zugestellt wurde

Der Vermieter muss dem Mieter die Nebenkostenabrechnung spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zukommen lassen. Der Mieter hat dann 12 Monate Frist, um die Nebenkostenabrechnung prüfen zu lassen und Widerspruch einzulegen.
Wichtige Aspekte bezüglich der Fristen bei der Nebenkostenabrechnung sind:

• Abrechnungszeitraum: Die Abrechnung muss innerhalb von 12 Monaten erfolgen.
• Widerspruchsfrist: Mieter haben 12 Monate Zeit, um gegen eine formell richtige Nebenkostenabrechnung Widerspruch einzulegen
• Korrekturfrist: Vermieter können innerhalb der zwölfmonatigen Abrechnungsfrist Korrekturen vornehmen, wenn eine Erstattung oder Reduzierung der Nebenkosten erforderlich ist

Die Folgen einer Nebenkostenabrechnung für Mieter können verschiedene Auswirkungen haben. Hier sind die möglichen Szenarien und Konsequenzen, die sich für Mieter ergeben können:

Das wichtigste Beratungsthema in unserem Mieterhilfeverein e.V. ist das Prüfen von Nebenkostenabrechnungen.
Laut unserer internen Statistik sind 83 % aller bei uns zur Prüfung eingereichter Nebenkostenabrechnungen falsch.

Durchschnittlich sparen sich unsere Mitglieder ca. 230,00 € pro geprüfter Nebenkostenabrechnung.

Lassen auch Sie jetzt Ihre Nebenkosten prüfen.