Nebenkostenabrechnung: Widerspruch einlegen

Gerade in Zeiten steigender Heizkosten und allgemeiner Inflation ist sie bei Mietern gefürchtet: Die jährliche Betriebskostenabrechnung. Fälle, in denen Mieter Hunderte Euro oder mehr an Nebenkosten-Nachzahlung leisten müssen, sind in unserer Beratungspraxis keine Seltenheit. Allerdings weisen etwa 4 von 5 der von uns geprüften Nebenkostenabrechnungen Fehler auf. Daher lohnt es sich meist, gegen die Nebenkostenabrechnung Widerspruch einzulegen. Wir erklären, wann und wie das geht.

Wann Sie der Nebenkostenabrechnung widersprechen können

Wichtig ist: Damit ein Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung Sinn macht, muss die Abrechnung Fehler enthalten. Selbst eine Nachzahlung von über 1.000 € kann vor Gericht bestand haben, wenn sie korrekt ist. Häufige Fehler sind:

• Die Nebenkostenabrechnung enthält nicht umlagefähige Nebenkosten. Beispiele dafür sind Zinsen, Verwaltungskosten und Reparaturkosten. Welche Betriebskosten der Vermieter umlegen darf, ist im Mietvertrag abschließend geregelt. Dabei gelten aber sehr enge gesetzliche Grenzen. Schwierig ist oft die Zurechnung der Kosten für den Hausmeister, wenn dieser Verwaltungsaufgaben oder Reparaturen übernimmt. Auch bei sogenannten „Vollwartungsverträgen“ (z.B. für Aufzüge, Rauchmelder) müssen Kosten für Reparaturen oder Miete herausgerechnet werden.
• Der Vermieter hat bei der Betriebskostenabrechnung formale Fehler gemacht. Beispielsweise könnte er die Angabe der Verteilungsschlüssel vergessen haben.
• Die Nebenkostenabrechnung erfolgt nach einem unzulässigen Verteilerschlüssel. Grundsätzlich werden die Schlüssel im Mietvertrag geregelt, aber auch da ist nicht alles zulässig. Warmwasser und Heizung sind beispielsweise grundsätzlich nach Verbrauch abzurechnen. Gibt es Gewerbe im Haus, sind die dadurch ggf. höheren Kosten bei der Festlegung der Schlüssel zu berücksichtigen.
• Der Vermieter hält – schuldhaft – die Frist für die Nebenkostenabrechnung nicht ein. Sind seit dem Abrechnungszeitraum 12 Monate vergangen, kann man als Mieter die Nebenkosten-Nachzahlung meist verweigern.
• Der Vermieter legt die für leerstehende Wohnungen im Haus anfallenden Nebenkosten auf die anderen Mieter um.
• Der Abrechnungszeitraum stimmt nicht – beispielsweise bei einem unterjährigen Einzug oder Auszug. Außerdem kann es auch sein, dass Vermieter Kosten dem falschen Jahr zuordnen.
• Der Vermieter geht nicht wirtschaftlich mit dem Geld der Mieter um. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn er einen besonders teuren Gasliefervertrag abschließt (statt Preise zu vergleichen), das Treppenhaus unnötig oft reinigen lässt oder er für eigene Leistungen unangemessene Preise verlangt.
• Doppelte Abrechnung: Führt beispielsweise der Hausmeister Wartungsarbeiten durch, sind diese Kosten grundsätzlich umlagefähig. Sein Gehalt kann aber maximal ein Mal abgerechnet werden, also nicht für „Hausmeister“ und für „Wartung“.
• Der Vermieter rechnet die gezahlten Nebenkosten-Abschläge nicht oder nicht korrekt an.

Man sieht, dass Vermieter sehr viele Möglichkeiten haben, bei der Nebenkostenabrechnung Fehler zu machen. Findet man einen solchen Fehler, ist außerdem die Wahrscheinlichkeit hoch, dass es noch mehr gibt. Das ist ein Grund mehr, von erfahrenen Juristen die Nebenkostenabrechnung prüfen zu lassen statt sie mit juristischem Halbwissen selbst zu prüfen. Nach unserer Erfahrung sind die meisten von uns geprüften Nebenkostenabrechnungen fehlerhaft. Für Mitglieder unseres Mietervereins ist die Prüfung der Nebenkostenabrechnung – genau wie jede andere Beratung zu Mietrechts-Themen – kostenlos. Durch einen Widerspruch können unsere Mitglieder im Schnitt 300 € sparen.

Wie Sie gegen die Betriebskostenabrechnung Einspruch erheben können

Wer sich gegen eine fehlerhafte Nebenkostenabrechnung wehren will, sollte sie zunächst intensiv auf formelle und inhaltliche Fehler prüfen. Außerdem macht es oft Sinn, auch die Belege (z.B. vom Vermieter bezahlte Rechnungen) einzusehen. Mieter haben einen Anspruch auf Belegeinsicht.

Für den Widerspruch gegen die Betriebskostenabrechnung gibt es keine besonderen formellen Ansprüche. Er ist aber schriftlich zu erstellen. Außerdem sollten die Mieter darauf achten, dass Absender, Empfänger, Abrechnung und Mietobjekt im Schreiben korrekt benannt sind. Beim Widerspruch hat der Mieter konkrete und nachvollziehbare Gründe darzulegen, warum die Nebenkostenabrechnung fehlerhaft ist.

Nebenkostenabrechnung: Widerspruchs-Frist

Ab der Zustellung der Nebenkostenabrechnung haben Mieter 12 Monate Zeit, um Einspruch gegen die umgelegten Betriebskosten einzulegen. Es kann taktisch klug sein, den Widerspruch erst abzusenden, wenn für den Vermieter die Frist für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung abgelaufen ist – so kann er auf den Einspruch nicht mehr mit einer korrigierten Nebenkostenabrechnung reagieren.

Wichtig: Wird in der Nebenkostenabrechnung eine Nachzahlung gefordert, gilt das Zahlungsziel dafür unabhängig davon, ob Widerspruch eingelegt wird oder nicht. Ist im Mietvertrag nichts anderes geregelt, sind das 30 Tage – sofern der Vermieter darauf hinweist.

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