Nebenkostenabrechnung: Fristen

Die übliche Methode, um Betriebskosten auf die Mieter umzulegen, ist die monatliche Abschlagszahlung mit einer jährlichen Nebenkostenabrechnung. Reichen die Abschläge nicht aus, um alle tatsächlich angefallenen, umlagefähigen Nebenkosten zu decken, muss der Mieter eine Nebenkosten-Nachzahlung leisten. Waren die Abschläge zu hoch, bekommt der Mieter eine Erstattung. Dabei ist es sowohl für den Mieter als auch für den Vermieter wichtig, dass sie die Fristen für die Nebenkostenabrechnung einhalten. Ansonsten kann es teuer werden.

Frist für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung

Ist der abzurechnende Zeitraum abgelaufen, hat der Vermieter 12 Monate Zeit, eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen und zuzustellen. Das bedeutet:

• Für eine Abrechnung der Nebenkosten für 2023 ist es bereits seit 1.1.2025 zu spät.
• Die Nebenkostenabrechnung für 2024 muss spätestens Ende 2025 dem Mieter zugestellt werden.
• Die Nebenkostenabrechnung für 2025 hat der Vermieter im Jahr 2026 zu erstellen.

Was aber passiert, wenn der Vermieter die Nebenkostenabrechnung nicht rechtzeitig erstellt? Sofern der Vermieter die verpasste Frist nicht selbst zu vertreten hat – z.B. wegen eines Rechtsstreits mit dem Ablese-Dienstleister – hat der Fristablauf keine Auswirkungen.

Anders sieht es aus, wenn der Vermieter selbst schuld ist, dass er die Frist für die Nebenkostenabrechnung verpasst hat. Das kann der Fall sein, wenn der Vermieter von der Hausverwaltung rechtzeitig die Betriebskostenabrechnung erhalten hat, er es aber wegen schlechter Organisation nicht geschafft hat, die Nebenkostenabrechnung zu erstellen. In diesem Fall hat der Mieter weiterhin einen Anspruch darauf, eine Nebenkostenabrechnung zu bekommen. Der Vermieter verliert dagegen seinen Anspruch auf Nachzahlung von Nebenkosten.

Zahlungsfrist für die Erstattung oder Nachzahlung von Nebenkosten

Für die Erstattung zu viel gezahlter Nebenkosten oder die Nachzahlung von Nebenkosten gibt es keine speziellen gesetzlichen Fristen. Das bedeutet: Ist im Mietvertrag nichts anderes geregelt, gilt die allgemeine Frist von 30 Tagen ab Zugang der Nebenkostenabrechnung, wie sie in § 286 (3) BGB geregelt ist. Da der Mieter bei Wohnungen normalerweise ein Verbraucher ist, gilt die Frist von 30 Tagen allerdings nur, wenn der Vermieter explizit darauf hinweist.

Die häufig genannte Zahlungsfrist von 14 Tagen entspricht keiner gesetzlichen Regelung, kann aber ggf. vertraglich vereinbart sein.

Erfolgt die Zahlung nicht fristgerecht, gerät der Schuldner dadurch in Verzug und muss ggf. Schadenersatz zahlen. Säumigen Mietern kann im schlimmsten Fall sogar die Kündigung der Wohnung drohen. Außerdem kann sich ein ggf. eingeleitetes gerichtliches Mahnverfahren negativ auf die Schufa auswirken.

Nebenkostenabrechnung: Frist für Widerspruch

Ab der Zustellung der Nebenkostenabrechnung hat der Mieter 12 Monate Zeit, Widerspruch gegen die Abrechnung einzulegen. Der Einspruch hat dabei keine aufschiebende Wirkung auf die Zahlungsfrist für eine Nachzahlung. Erfolgt innerhalb der Frist kein Widerspruch, gilt die Nebenkostenabrechnung als akzeptiert und die Mieter haben in der Regel keine Möglichkeit mehr, ihr Geld zurückzubekommen.

Die 12 Monate Widerspruchsfrist reichen leicht aus, um die Nebenkostenabrechnung prüfen zu lassen oder sie selbst zu prüfen.

Nebenkostenabrechnung: Verjährungs-Frist

Forderungen, die sich aus einer (fehlenden) Nebenkostenabrechnung ergeben, unterliegen der allgemeinen Verjährung. Ab dem Zeitpunkt, zu dem die Zahlung (oder die Erstellung der Nebenkostenabrechnung) fällig gewesen wäre, haben daher sowohl Mieter als auch Vermieter 3 volle Kalenderjahre Zeit, Klage einzureichen. Dazu ein Beispiel:

Für das Abrechnungsjahr 2021 wurde Mitte Dezember 2022 eine Nebenkostenabrechnung erstellt, nach der im Januar 2023 eine Erstattung fällig gewesen wäre. Zahlt der Vermieter nicht, läuft die Klagefrist für den Mieter folglich Ende 2026 ab.

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